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對于員工離職，很多HR分態(tài)度是不關(guān)心的，因而也不是特別重視離職面談，視之為一種例行公事。正確的做法是重視這件事，并且納入員工關(guān)系管理體系之內(nèi)，使員工離職后仍然能夠成為企業(yè)的人力資源。成功的離職面談主要依賴于以下這些因素！
一、選擇最佳的面談時機
恰當?shù)臅r間做恰當?shù)氖虑椋琀R只有把握好面談時機才能收到預期效果，離職面談應利用以下兩個時間點與離職員工進行交流。第一個時間點是得到員工離職信息時，因為這個時候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅定，有時可能僅因某件事情的刺激而萌生去意，此時如能及時溝通，化解其一時之沖動，往往能使員工收回辭職決定，不至于使事情鬧僵以至沒有回旋余地；第二個時間點是員工去意已決并辦理完離職手續(xù)之后，因為此時離職員工已無任何顧忌所以最容易講出心中的真話。
二、營造寬松的客觀環(huán)境
在進行離職面談時，首先要注意面談的時間和地點的選擇。由于離職面談的特殊性，面談地點應該具有一定的隱私性，一方面不要讓其他員工知曉，畢竟這不像普通的員工談話，另一方面也能避免面談過程中被打斷和干擾，好的訪談環(huán)境有利于讓離職員工在無拘無束地情況下自由地談論問題。例如可以嘗試選擇在能夠讓人精神放松的咖啡廳，而不是令人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時間可以根據(jù)交談的深入情況靈活掌握，而不一定要有明確的限定，因為這不是例行公事，而是一次與離職員工毫無約束完全敞開的友好交流。
三、充分運用技巧、積極地傾聽
盡管客觀環(huán)境應該是寬松和無約束的，但這并不代表離職面談只是普通的日常交流，實際上離職面談也是有技巧可言的。HR在交談中應注意面談技巧，不要只是按照事先列出的問題逐一發(fā)問，更主要的是要積極地傾聽。如果有不清楚的地方，還要仔細詢問，同時也要適時保持沉默，讓離職員工有足夠思考的時間。
面談時，HR要盡量營造輕松的氣氛，以善意的動作卸去彼此對立的立場，建立彼此互信的關(guān)系。同時，在面談的過程當中，還應隨時察言觀色，設(shè)法將自己的立場與被面談者站在同一陣線上，專注傾聽其所抱怨的人或事。面談者的角色應該是多聽，做離職者的傾聽者，適當提出問題即可；少說，及時做良性或補救性的溝通，必要時給予指導和幫助。
四、選擇合適的交流主題，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷
在面談時HR還應選好交流的主題，且盡量使之與離職員工的利益直接相關(guān)，如對跳槽性質(zhì)的員工進行面談應重點了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個人發(fā)展、學習及家庭原因，還是對企業(yè)的管理模式、管理層的工作風格、團隊的氛圍、績效的評價狀況、當前職位工作內(nèi)容等不滿。但無論如何面談要以企業(yè)尊重其個人人格和離職決定為基調(diào)，通過離職面談?chuàng)嵛俊⑼炝魞r值員工，提醒跳槽員工違約責任、保密責任、知識產(chǎn)權(quán)等。
因此，在對跳槽員工進行面談時，除了要設(shè)置較為輕松的面談環(huán)境以外，更應將重心放在對員工的人文關(guān)懷，了解員工日后的職業(yè)發(fā)展計劃等方面。例如，讓員工填寫離職原因、離開公司后的打算、對公司管理的建議和看法、價值追求，以及傳達企業(yè)對員工的評價和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃建議，如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向，則能將公司的人文關(guān)懷進行得更為徹底。